Chytrý špičkový marketing.
view counter

Výplata mzdy - podnikání

view counter

Elektronická výplatní páska

17.2.2009, JUDr. Jaroslav Škubal, Mgr. Matěj Daněk, Zdroj: Verlag Dashöfer
Je možné zaměstnanci poskytnout výplatní pásku v elektronické podobě? Pokud ano, za jakých podmínek? Na tyto otázky Vám odpoví následující příspěvek.


Právní východiska

Současné znění § 142 odst. 4 zákoníku práce se neliší od úpravy, kterou jsme znali ze starého zákoníku (zákona č. 65/1965 Sb., platného do konce roku 2006). Zaměstnavateli je tak i v současné době dána povinnost při měsíčním vyúčtování mzdy (resp. i platu) vydat zaměstnanci písemný doklad obsahující údaje o jednotlivých složkách mzdy a o provedených srážkách. Na žádost zaměstnance je dále zaměstnavatel povinen předložit zaměstnanci doklady, na jejichž základě byla mzda vypočtena.

Pro správný výklad tohoto ustanovení je nejprve nutné správně porozumět pojmům „vydat" a „písemný doklad."
 

 

Vydání výplatní pásky

Pojem „vydat" není v zákoníku práce ani ostatních pracovněprávních předpisech blíže definován. Jazykovým výkladem lze v případě slovního spojení „vydání dokladu zaměstnanci" dojít k závěru, že tento pojem v sobě implikuje určitý proces, kdy jedna strana (zaměstnavatel) připraví a nabídne určitou informaci (v tomto případě výplatní pásku) a druhá strana (zaměstnanec) ji může přijmout, tedy jakési dání k dispozici. Z důvodu, že současný zákoník práce plně převzal předchozí právní úpravu, je v této souvislosti nutné si uvědomit dobu, kdy se tento pojem v české právní úpravě objevil poprvé, tedy rok 1965 (výše uvedené ustanovení bylo obsaženo již v původním znění předcházejícího zákoníku práce). V této obě byly mzdy vypláceny v podstatě pouze v hotovosti na pracovišti spolu s předáním listinné výplatní pásky.

Jelikož zákonodárce nemohl tehdy žádným způsobem předpokládat rozvoj technických možností, ke kterému došlo v posledních letech, lze v souvislosti s technickým vývojem pod pojem „vydat" dle mého názoru zahrnout i umožnění dispozice s předmětnou informací nejen fyzicky, ale i ve formě e-mailové zprávy či jednoduchého přístupu na intranetovou aplikaci z počítače zaměstnance. Nutno však upozornit, že i v současné době existují názory odborníků na pracovní právo, dle kterých je nutné zaměstnancům výplatní pásky fyzicky předat. Svůj závěr vesměs odůvodňují snadnou a jednoduchou možností kontroly výše mzdy, respektive provedených srážek ze strany zaměstnance.

S tímto však lze souhlasit pouze v případě zaměstnanců, kteří v práci nepoužívají osobní počítač, neboť po těchto zaměstnancích není možné požadovat vynaložení zvýšeného úsilí, než tomu je v případě fyzického předání výplatních pásek na pracovišti. Jelikož je totiž zaměstnavatel povinen výplatní pásku vydat, nelze z tohoto termínu dovodit jakoukoli další součinnost ze strany zaměstnance, která by přesáhla jeho účast na pracovišti a převzetí výplatní pásky. U zaměstnanců, kteří v práci nepoužívají osobní počítač, tak bude nutné obdržet jejich souhlas s přechodem na elektronickou výplatní pásku. Avšak i v takovém případě nelze vyloučit možnost, aby byl udělený souhlas zaměstnancem kdykoliv odvolán.

U ostatních zaměstnanců denně pracujících s osobním počítačem, kteří mají po celý den přístup k e-mailové schránce či pro které není rychlý přístup na firemní intranet problémem, je požadavek na aktivní součinnost při vydávání výplatních pásek elektronickou cestou odůvodněný (naopak pro tyto zaměstnance může být tento postup příjemnější a často i rychlejší než klasická distribuce listinných výplatních pásek). Zaměstnavatel by však měl dále zajistit maximální zjednodušení procesu zasílání výplatní pásky, procesu přihlášení a případného tisku elektronické pásky. Nicméně i zde bychom doporučovali zachovat možnost v případě, že zaměstnanec nesouhlasí s elektronickou výplatní páskou, aby mu byla i nadále vydávána klasická páska v listinné podobě.
 

 

Výplatní páska jako písemnost

Pojem "písemný", respektive písemná forma nejsou rovněž v pracovněprávních předpisech ve vztahu k výplatní pásce definovány. Písemná forma je ovšem v případě právních úkonů definována občanským zákoníkem, který se uplatní subsidiárně vedle zákoníku práce. Občanský zákoník tak považuje písemnou formu za zachovanou, je-li právní úkon učiněn telegraficky, dálnopisem nebo elektronickými prostředky, jež umožňují zachycení obsahu právního úkonu a určení osoby, která právní úkon učinila, a dále za předpokladu, že je úkon podepsán tzv. zaručeným elektronickým podpisem. Domníváme se, že drtivá většina zaměstnavatelů takovým podpisem v současné době nedisponuje.

Je však třeba si uvědomit, že dané ustanovení pojednává o právních úkonech, tedy o nejvýznamnější kategorii právních skutečností mající pro účastníky, respektive jejich práva a povinnosti, zásadní význam. Dále  nesmíme zapomenout, že zákoník práce dokonce i v případě právních úkonů nestanoví automaticky jejich neplatnost v případě nedodržení písemné formy, ale pouze tehdy, je-li to výslovně stanoveno zákoníkem práce, popřípadě jiným předpisem.

Výplatní páska (doklad obsahující údaje o jednotlivých složkách mzdy a o provedených srážkách) právním úkonem samozřejmě není. Jejím smyslem je informovat zaměstnance o výši mzdy a provedených srážek, avšak v žádném případě se nejedná o projev vůle směřující ke vzniku, změně nebo zániku jakýchkoliv práv nebo povinností, ať již zaměstnance či zaměstnavatele.

Z tohoto důvodu tedy vyplývá, že v případě výplatní pásky, na jejíž formu nemohou být kladeny vyšší nároky než na právní úkony, lze (platně) dostát písemné formě, za kterou lze obecně považovat jakoukoli formu sdělení, kde je nositelem informace písmo (jako opak ústního sdělení), i prostřednictvím elektronické intranetové aplikace, navíc s možností tisku výplatní pásky každým ze zaměstnanců.
 

 

Ochrana osobních údajů

Výše mzdy konkrétních zaměstnanců je osobním údajem podléhajícím úpravě zákona o ochraně osobních údajů (zákon č. 101/2000 Sb.). Zavedení elektronické výplatní pásky však samo o sobě neznamená posun v povinnostech zaměstnavatele (správce osobních údajů).

Správce osobních údajů je obecně v souladu s § 13 odst. 1 zákona o ochraně osobních údajů povinen přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Současně jsou zaměstnanci správce a jiné fyzické osoby, které zpracovávají osobní údaje na základě smlouvy se správcem, a další osoby, které v rámci plnění zákonem stanovených oprávnění a povinností přicházejí do styku s osobními údaji u správce, povinni podle § 15 odst. 1 zákona o ochraně osobních údajů zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů. Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení zaměstnání nebo příslušných prací.

Tyto povinnosti zaměstnavatele, jeho zaměstnanců a dalších výše uvedených osob již však vyplývají z vedení personální a mzdové agendy obecně. Rozdíl spočívá pouze v nutnosti zamezení neoprávněného přístupu zaměstnanců k jiným výplatním páskám, popřípadě minimalizaci zneužití přístupových hesel a podobně (technickou stránku věci a zejména pak způsob generování přístupových hesel a jejich spravování pak bude nutné posoudit individuálně).

Jak již bylo uvedeno, generování elektronických výplatních pásek již obecně spadá do personální a mzdové agendy, zaměstnavatel tedy nepotřebuje ani souhlas zaměstnance, ani nemusí zpracování osobních údajů nahlašovat Úřadu pro ochranu osobních údajů, neboť zpracování je nezbytné pro dodržení právní povinnosti správce (§ 5 odst. 2 písm. a), respektive § 18 odst. 1 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů).
 

 

Přechod na elektronickou výplatní pásku

V souvislosti se zaváděním elektronické výplatní pásky lze jistě doporučit zaměstnavatelům, aby zaměstnance náležitě o veškerých změnách informovali současně s podrobným vysvětlením postupu, jak budou elektronické pásky distribuovány, včetně možnosti pásky tisknout, jak chránit hesla a poučením, že se jedná o osobní údaje.

Oznámení o přechodu na elektronickou výplatní pásku je třeba doručit všem zaměstnancům s dostatečným předstihem před vyúčtováním mzdy, aby měli možnost se s novým postupem seznámit, popřípadě se naučit jeho ovládání. V optimálním případě by bylo vhodné od každého zaměstnance získat souhlas s přechodem na elektronickou výplatní pásku, popřípadě alespoň potvrzení o obdržení oznámení o přechodu, a to v listinné podobě, aby bylo možné takový souhlas nebo potvrzení založit do osobního spisu zaměstnance.
 

 

Způsob vedení elektronických pásek

Další otázkou nutnou zvážit v případě, že elektronická výplatní páska bude zobrazována pouze na intranetu zaměstnavatele, je doba, po kterou bude výplatní páska zaměstnancům k dispozici. Výplatní páska by měla být k dispozici na intranetu alespoň jeden měsíc, a to vždy do následujícího měsíčního vyúčtování mzdy. Rovněž v oznámení o přechodu na elektronickou pásku by mělo být stanoveno datum vyúčtování, od kterého bude k dispozici nová páska.

Problematická situace však může nastat v případě, kdy se zaměstnanec ve sjednaném termínu nemůže dostavit na pracoviště (například z důvodu nemoci). Z pohledu běžné praxe, která je ostatně dle našich informací tolerována inspektoráty práce při jejich kontrolách, však bude dostačující, aby výplatní pásky nebyly zaměstnancům zasílány individuálně poštou, ale ponechány na pracovišti a zaměstnancům vydány až po jejich návratu do zaměstnání. Ostatně zákoník práce požaduje výplatní pásku zaměstnanci vydat, nikoliv přímo doručit.

Na druhou stranu v případě technických problémů znemožňujících přístup k intranetu, například spadnutí sítě, by měl však zaměstnavatel, aby dostál všem požadavkům zákona, neprodleně vyhotovit pásky v listinné podobě a v termínu vyúčtování mzdy (vyplacení mzdy v hotovosti či poukázání na účet zaměstnance) je předat zaměstnanci.

Závěrem uvádíme, že zaměstnavatel není povinen výplatní pásky nijak evidovat či archivovat, ať již v listinné nebo jiné podobě. Dále s ohledem na případné sankce, je třeba upozornit, že zákon o inspekci práce (zákon č. 251/2005 Sb.), neupravuje specifickou skutkovou podstatu správního deliktu, který by se vztahoval k vydávání elektronické výplatní pásky ani neobsahuje „sběrnou" skutkovou podstatu, pod kterou by bylo možné uvedenou problematiku podřadit.
 

 

Závěr

Lze tedy shrnout, že elektronickou výplatní pásku je možné zavést zejména v případě zaměstnanců, kteří denně používají osobní počítače ke své práci a mají minimálně v době vyúčtování mzdy (výplaty hotovosti či poukázání na účet) přístup k internetu či intranetu. U zaměstnanců, kteří nemají běžně přístup k počítači, respektive jej k práci nepoužívají, je přechod na elektronickou výplatní pásku problematický a nelze jej doporučit.

 

 

 

Když je zaměstnavatel v prodlení  

17.2.2009, Zdroj: Verlag Dashöfer
Jedním ze dvou důvodů pro okamžité zrušení pracovního poměru zaměstnancem je podle § 56 písm. b) to, že zaměstnavatel nevyplatil zaměstnanci mzdu, plat nebo náhradu mzdy či platu anebo jakoukoli jejich část do 15 dnů po uplynutí termínu její splatnosti.

S ohledem na ustanovení § 14 ZP,  podle něhož nikdo nesmí výkonu práv a povinností vyplývajících z pracovněprávních vztahů zneužívat na újmu jiného účastníka pracovněprávního vztahu, je ustanovení § 56 písm. b) ZP problematické. Zrušovací projev lze s úspěchem použít vždy, jestliže nebyla zaměstnanci vyplacena mzda, plat nebo náhrada mzdy nebo platu anebo jakákoli jejich (třeba nepatrná) část. Zákon nerozlišuje mezi případnou zálohou na mzdu či plat a dobírkou mzdy či platu. Okamžité zrušení pracovního poměru lze tedy použít při prodlení zaměstnavatele ve výplatě kterékoliv finanční částky a v jakékoli výši, která má charakter mzdy, platu nebo náhrady mzdy či platu.

Pro okamžité zrušení pracovního poměru zaměstnancem zakotvuje zákoník práce v § 59 dvouměsíční subjektivní propadnou lhůtu, která běží od dne, kdy se zaměstnanec o důvodu k okamžitému zrušení dověděl. Objektivní lhůta k uplatnění nároku na odstupné pak končí uplynutím jednoho roku ode dne, kdy tento důvod vznikl.

Při okamžitém zrušení pracovního poměru má zaměstnanec nárok na odstupné ve výši minimálně trojnásobku průměrného výdělku. I v tomto případě platí, že bude-li zaměstnanec po skončení pracovního poměru konat práci u dosavadního zaměstnavatele v pracovním poměru nebo na základě dohody o pracovní činnosti před uplynutím doby určené podle násobků průměrných výdělků, z nichž byla odvozena výše odstupného, je povinen vrátit odstupné nebo jeho poměrnou část.

Okamžité zrušení pracovního poměru musí zaměstnavatel i zaměstnanec provést písemně, musí v něm skutkově vymezit jeho důvod tak, aby jej nebylo možno zaměnit s jiným, a musí ho doručit druhému účastníku, jinak by bylo neplatné. Důvod uvedený v právním úkonu směřujícím k okamžitému zrušení pracovního poměru nemůže být dodatečně měněn.
 

 

 

 

Mzdový výměr pro dvě funkce

30.1.2009, JUDr. Jaroslav Jakubka, Zdroj: Verlag Dashöfer
Zaměstnavatel je povinen v den nástupu do práce vydat zaměstnanci písemný mzdový výměr, pokud tyto údaje neobsahuje pracovní smlouva nebo vnitřní předpis.


Dotaz:
Je možné stanovit jedním mzdovým výměrem zároveň mzdu ředitele a mzdu (odměnu) jednatele v téže společnosti?

Odpověď:

 V uvedeném případě jde o dva zcela různé právní režimy. Mzda každého  zaměstnance se podle § 113 zákoníku práce sjednává  v kolektivní smlouvě pracovní smlouvě nebo jiné smlouvě, popřípadě ji zaměstnavatel stanoví vnitřním předpisem nebo mzdovým výměrem. Jde o mzdu, která je podle § 109 odst. 1 zákoníku práce poskytována za vykonanou práci.

Je-li zaměstnanec statutárním orgánem zaměstnavatele, sjednává s ním mzdu nebo mu ji určuje ten, kdo ho na pracovní  místo  ustanovil, nestanoví-li zvláštní právní předpis jinak.

Naproti tomu výkon funkce jednatele společnosti není výkonem závislé práce, ale jde o výkon  podnikatelské funkce podle obchodního zákoníku. (zákon č. 513/1991 Sb.). Smluvní odměna jednatele pak vyplývá zpravidla z  mandátní smlouvy.  

Z výše uvedených důvodů není možné jakýmkoliv způsobem  spojovat mzdu zaměstnance podle zákoníku práce s odměnou  jednatele společnosti podle obchodního zákoníku, i když jde o  jednu fyzickou osobu.